معاون امور اسناد سازمان ثبت: بازطراحی نرم افزار اجرای اسناد رسمی در دستور کار سال جاری قرار داد/تعیین نام ثبت شرکت‌ها در سال ۱۴۰۳ کاملاً هوشمند خواهد شد/ پیشگیری از ثبت شرکت‌های صوری و کاغذی با روش‌های ارائه خدمات الکترونیکی

سید صادق سعادتیان معاون امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور اظهار کرد: یکی از فعالیت‌های حوزه معاونت امور اسناد اجرای اسناد رسمی است. دوایر و یا ادارات اجرائیات اسناد رسمی در هر جایی از این گ کشور به مردم خدمت می‌دهند. در حال حاضر حدود ۴۹۰ اداره ثبت در کشور به مردم خدمت ارائه می‌کنند.وی افزود: بر اساس ماده ۹۲، ۹۳ کلیه اسناد تنظیمی در دفاتر اسناد رسمی و اسناد لازم الاجرا بدون مراجعه به محاکم و دادگاه‌ها در دوایر اداره ثبت بدون اخذ هر گونه هزینه‌ای قابلیت صدور اجراییه را دارد یعنی اگر کسی در خصوص سند یا قراردادی اختلاف دارد به مرجع قضایی رجوع  و در روز اول دادخواست باید یک هزینه دادرسی پرداخت کند، ولی به جهت حمایت از سند رسمی و اینکه مردم قرارداد‌ها و معاملاتشان را به صورت رسمی تنظیم کنند قانون گذار از اسناد رسمی حمایت می‌کند.

سعادتیان ادامه داد: قانون گذار پیش بینی کرده اگر فردی معامله و قراردادش را به صورت رسمی انجام دهد ضرورتی ندارد که به دادگاه‌ها رجوع کند بلکه می‌تواند به دوایر اجرای ثبت و دفاتر اسناد رسمی رجوع کند و اجراییه خود را بدون پرداخت هزینه دادرسی صادر کند. به عنوان ادارات اجرای اسناد رسمی در وصول مطالبات آن‌ها عمل می‌کنیم. در این راستا ادارات اجرایی در بخش اسناد رهنی، قرارداد‌های داخلی بانک ها، اسناد ازدواج و طلاق، چک، اسناد تعهدی را بدون رجوع به مرجع و محکمه قضایی اجرا صادر می‌کنند در واقع یک دادگستری کوچکی در هر واحد ثبتی وجود دارد که هم اجرا صادر می‌کند و هم با این کار مانع از ورود تعداد بسیاری پرونده به مراجع و محاکم قضایی می‌شوند.

معاون امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور گفت: در این راستا در ۱۱ ماهه سال ۱۴۰۲،۳۴۰ هزار و ۷۴۷ پرونده تشکیل شده که نسبت به سال قبل ۶ درصد افزایش دارد به تناسب فعالیتی که انجام داده ایم ۲۸۲ هزار و ۵۶۸ فقره از این پرونده‌ها را مختومه کردیم مختومه هم نسبت به سال قبل ۹ درصد افزایش داشته است.

وی ادامه داد: در پاسخ به این سوال که چرا بعضی از پرونده‌های اجرای اسناد رسمی رسوب دارد و زمانبر شده است باید گفت که قالب پرونده‌های مربوط به ماده ۱۵ قانون عملیات بانکی بدون ربا و قرارداد‌های داخلی که بانک‌ها تنظیم می‌کنند متاسفانه به جهت این که هیچ وثیقه مناسب ملکی بانک‌ها در پرداخت و تنظیم این قرارداد‌ها اخذ نمی‌کنند قالب این قرارداد‌ها به وصول نمی‌رسد، چون هیچ ملکی را وثیقه نمی‌گیرند. به نظر می‌رسد که یک نگاه تغییری برای این ماده ۱۵ باید داشته باشند و سقفی را تعیین کنند. ارقام بزرگ را با قرارداد‌های داخلی تسهیلات پرداخت نکنند قطعاً اگر با قرارداد‌های رهنی در دفاتر اسناد رسمی تنظیم کنند و وثیقه مناسبی برای پرداخت وثیقه بپذیرند وصول پرونده نخواهیم داشت و به موقع می‌توانیم به جهت این که این قرارداد‌ها رسمی است و وثیقه دارند و پرداخت کننده تسهیلات ملکی را در وثیقه گرفته است. می‌توانیم به موقع وصول کنیم.

سعادتیان اظهار کرد: در سال گذشته ۴۵ هزار و ۸۳۱ فقره قرارداد داخلی برای اجرای اسناد رسمی کشور وارد شده که متاسفانه ۱۸ و نیم درصد افزایش دارد و نسبت به سال قبل همان مختومه است که متاسفانه افزایش آنچنانی نداریم. ۱۰ هزار و ۲۴۰ فقره قرارداد رهنی وارد اجرائیات ثبت شد که ۳ درصد افزایش داشته که ۸۰ درصدشان مختومه شده، چون وثیقه در ضمیمه اش است و می‌توانیم به راحتی آن‌ها را وصول کنیم.

معاون امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور گفت: سال گذشته در دوایر اجرای اسناد رسمی حدود ۴۷۰ هزار میلیارد وصولی مطالبات معوقه بانکی را داشتیم بدون این که محکمه‌ها درگیر شود و پرونده قضایی و حکم قضایی صادر شود بدون این که اجرای احکام درگیر شود اجرای اسناد رسمی ما وصول شده و به بانک‌ها پرداخت شده است. آن چه که در حوزه اجرای اسناد رسمی برای سال آینده پیش بینی کرده ایم تا هزینه خدمت را کاهش و سرعت خدمت را افزایش دهیم همچنین خدمات غیرحضوری و الکترونیکی ارائه دهیم تا مجموعه دوایر اجرای اسناد رسمی حذف کنیم.

وی ادامه داد: حدود ۱۳ سال است که خدمات اجرای اسناد رسمی را به صورت الکترونیک ارائه می‌دهیم، ولی به جهت گذر زمان و ارتقا نحوه ارائه خدمات الکترونیکی و ورود هوش مصنوعی، بازطراحی نرم افزار اجرای اسناد رسمی را در دستور کار قرار دادیم در این بازطراحی از ظرفیت هوش مصنوعی استفاده می‌کنیم و با استفاده از درگاه ملی سکوی کاتب متقاضیان را غیرحضوری می‌پذیریم  و هر گونه مکاتبه و ارتباط بین ما، متقاضی‌ها

کارشناس‌های پرونده  و. الکترونیکی خواهد شد و با استفاده از ظرفیت هوش مصنوعی هر گونه حضور فیزیکی را حذف خواهیم کرد.

سعادتیان بیان کرد: امیدواریم نرم افزار اجرای اسناد رسمی را در تیرماه به نتیجه قطعی برسانیم و راه اندازی کنیم تا مردم بتوانند با استفاده از سکوی کاتب و ایجاد کارتابل خودکابری و تعریف پیشخوان که دفاتر اسناد رسمی کشور به عنوان پیشخوان برای این موضوع تعریف خواهد شد بتوانند راحت‌ترین و سهل‌ترین خدمات را دریافت کنند. به جای ۴۹۰ واحد ثبتی که مردم برای تشکیل پرونده رجوع میکردند، حدود ۱۰ هزار دفتر اسناد رسمی برای مردم پیشخوان الکترونیکی خواهد شد.

معاون امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور گفت: بخش دیگر وظایف معاونت امور اسناد سازمان اسناد و املاک کشور ارائه خدمات ثبت شرکت‌ها است و هر شخص حقیقی و حقوقی در کشور بخواهد شرکتی را ثبت کند باید نامش را به تایید ثبت شرکت‌های کشور برساند که متولی آن سازمان ثبت است قبلاً تعیین نام‌ها در این بخش به صورت فیزیکی بود متاسفانه مردم با مشکلات خاصی مواجه بودند هر چند یک نیم الکترونیک راه افتاده بود و مردم نیز درخواست را ثبت می‌کردند، ولی این تعیین نامه‌ها زمانبر بود، چون تمام الکترونیک نشده و از ظرفیت هوش مصنوعی استفاده نشده بود و کاربر  در تعیین نامه‌ها یا ردنامه‌ها موثر بود.

وی افزود: برای اینکه بتوانیم حمایت ازتولید داشته باشیم و صاحبان سرمایه و شرکت‌ها بتوانند به راحتی از سازمان ثبت خدمت دریافت کنند تعیین نام ثبت شرکت‌ها را در سال ۱۴۰۲ به صورت الکترونیکی راه اندازی کردیم. شرکت‌های سرزمینی و مناطق آزاد نیز برای دریافت تعیین نام مشکل داشتند، ولی درحال حاضر مناطق آزاد با ایجاد وب سرویسی که انجام دادیم این بخش را نیز توانستیم راه اندازی کنیم.

سعادتیان بیان کرد: در سال ۱۴۰۳ پس از هفته قوه قضاییه تعیین نام ثبت شرکت‌ها را کاملاً هوشمند خواهیم داشت. کاملاً هوشمند یعنی هر کسی از هر گوشه کشور از طریق سکوی کاتب وارد می‌شود و تعیین نامه پیشنهادی اش را ارائه می‌دهد با استفاده از این نرم افزار، یا نام انتخابی اشکالی ندارد و تایید خواهد کرد یا اگر اشکال دارد ایرادی می‌گیرد و ظرف چند دقیقه به متقاضی ابلاغ می‌کند و متعاقباً  این نرم افزار پیشنهاد اصلاحی نیز ارائه می‌کند. احتمال دارد خود متقاضی پیشنهاد را بپذیرد و نام را تغییر دهد و یا احتمال دارد نپذیرد یک نام جدید ارائه دهد.

معاون امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور گفت: در بحث ثبت شرکت‌ها  در ۱۱ ماهه سال ۱۴۰۲ در اجرای ماده ۶ قانون تجارت که هر تاجری موظف به داشتن یک دفترروزنامه و کل است ۲۵۵ هزار و ۴۰۸ پلمب دفتر تجاری انجام شده همچنین ۵۷ هزار و ۵۸۱ ثبت دفتر تجاری برای بازرگان‌ها انجام شده که  همگی این موارد به صورت فیزیکی بوده و بازرگان ها،   صاحبان شرکت‌ها و تجار باید دفتر فیزیکی تهیه می‌کردند که میانگین هر کدام از این دفتر‌ها حداقل ۱۵۰ جلد بود. رجوع کرده و اظهارنامه فیزیکی ارائه  و از طریق پست ارسال می‌کردند همکاران ثبت این اظهارنامه‌های فیزیکی را با شرکت مطابقت می‌دادند و پس از  تطبیق  آن دفتر را پلمب می‌کردند که اصطلاحاً پلمب دفاتر تجاری می‌گویند یکی از موضوعاتی که مردم را اذیت می‌کرد پلمب دفاتر تجاری بود.

سعادتیان اظهار کرد: در قدم اول در سال ۱۴۰۲ اظهارنامه پلمب را از حالت فیزیکی به حالت الکترونیکی تبدیل کردیم که آمار آن متناسب با دفتر است  حدوداً ۳۱۲ هزار و ۹۸۹ فقره کاغذ به اندازه A۴  اظهارنامه‌ای که می‌فرستادند از گردش فیزیکی اظهارنامه‌های پلمب دفاتر حذف شد.   بنا داریم در این بخش مستقل با توجه به جلساتی که با سازمان امور مالیاتی و معاونت برنامه ریزی قوه قضاییه برگزار شد در سال ۱۴۰۳ تمامی دفاتر فیزیکی را از گردونه پلمب حذف خواهیم کرد و این خدمت نیز به صورت الکترونیکی ارائه خواهد شد. هر تاجر و یا شرکتی که در ازای ماده ۶ قانون تجارت و یا ماده ۱۶ قانون تجارت نیاز به پلمپ دفتر تجاری خود دارند به صورت الکترونیکی، غیرحضوری و با امضا دیجیتال الکترونیک، خواهد شد که محل ورود به این سامانه نیز  سکوی کاتب خواهد بود.

وی ادامه داد: در ۱۱ ماهه سال ۱۴۰۲،  ۲۰ هزار و ۸۲۳ شرکت سهامی خاص، ۲۰ هزار و ۳۵۴ شرکت با مسئولیت محدود، هزار و ۹۷۶ شرکت تعاونی ثبت کردیم. حضور شرکت‌های خارجی در کشور خیلی مهم است ۳ شرکت خارجی و دو نمایندگی را  در کشور ثبت کردیم جمع کل این شرکت‌های اعم از داخلی و نمایندگی خارجی   ۶۲ هزار و ۱۶۰ فقره شرکت در کشور در این مدت ثبت شده ۵۷ هزار و ۳۲۶ فقره هم تعیین نام انجام شده است.

معاون امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور گفت:  برنامه‌ای که سال ۱۴۰۳ برای ثبت شرکت‌ها مدنظر داریم این موضوع است که با استفاده از ظرفیت هوش مصنوعی برای مردم خدمت ارائه خواهیم کرد و ۱۰۰ درصد امضا‌های ذیل صاحبان شرکت‌ها در ثبت شرکت ها، تغییرات پرداخت، حقوق دولتی، مالیاتی به صورت هوشمند و الکترونیکی خواهد شد حضور فیزیکی برای شرکت‌ها و صاحبان سرمایه حذف خواهد شد در حال حاضر ثبت الکترونیک شرکت‌ها، تغییرات و اظهارنامه‌ها را به صورت آزمایشی در کشور راه انداختیم در سال گذشته که از نیمه دوم سال این عملیات را به صورت پایلوت راه انداختیم ۱۵۶ هزار و ۴۱۷ مورد اعم از تاسیس شرکت، تغییرات شرکت، پلمپ اظهارنامه‌ها غیرحضوری به صورت الکترونیکی و امضای دیجیتال شده است در واقع آن تست‌های لازم را برای اجرای قطعی در سال آینده انجام می‌دهیم.

وی افزود: با روش‌های ارائه خدمات الکترونیکی از ثبت شرکت‌های صوری و کاغذی پیشگیری می‌کنیم بدین صورت که اشخاص حقیقی و حقوقی می‌توانند به سکوی کاتب ورود کنند و متوجه شوند که چه مالی به نام آن‌ها ثبت شده است یکی از اهدافمان  در بازطراحی نرم افزار ثبت شرکت‌ها پیشگیری از ثبت شرکت‌های سوری و کاغذی است. در اجرای بند ۳ و ۴ ماده ۱۸۶ آیین نامه قانون مالیات‌های غیرمستقیم هر شرکتی که مالیاتش را پرداخت نکند یکی از آیتم‌های شرکت سوری است در سال گذشته ۷۲۲ هزار شرکت در این مقوله شناسایی شده که فعالیت آن‌ها تعلیق شده است.

سعادتیان اظهار کرد: یکی از اهداف سازمان ثبت اسناد و املاک کشور ارتقا جایگاه رتبه کشور در فضای کسب و کار بین المللی است که  با ارائه خدمات الکترونیکی بهره وری و سلامت اداری افزایش پیدا می‌کند